Zakres działań referatów

Drukuj Powiększ tekst (skrót: +) Pomniejsz tekst (skrót: -)
Biuro Obsługi Klienta
Pracownicy: znajdź pracownika

Zakres działań:

Do zadań Biura Obsługi Klienta należy prowadzenie spraw związanych z bieżącą obsługą klientów oraz udzielaniem informacji publicznej, a w szczególności:

  1. przyjmowanie dokumentów od klientów, sprawdzanie właściwości miejscowej oraz kwalifikowanie kompletności dokumentacji;

  2. prowadzenie w systemie elektronicznym centralnego rejestru korespondencji przychodzącej, w tym ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji i przesyłek;

  3. prowadzenie w systemie elektronicznym centralnego rejestru korespondencji wychodzącej w tym wysyłanie i frankowanie korespondencji i przesyłek;

  4. dekretacja pism na poszczególne komórki organizacyjne Urzędu z wyłączeniem pism zastrzeżonych do dekretacji przez Burmistrza;

  5. przyjmowanie skarg i wniosków oraz prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków;

  6. prowadzenie centralnego rejestru umów, zleceń i zamówień;

  7. prowadzenie centralnego rejestru faktur i rachunków;

  8. wydawanie klientom decyzji, pism, zaświadczeń oraz innych dokumentów przygotowanych przez komórki merytoryczne, stanowiących odpowiedź na złożony przez klienta wniosek;

  9. monitorowanie terminów rozpatrywania spraw oraz przekazywanie zebranych informacji o aktualnym stanie sprawy osobom nadzorującym pracę danej komórki organizacyjnej;

  10. informowanie Burmistrza o zagrożeniach w zakresie prawidłowej realizacji spraw, przestrzegania terminów i procedur;

  11. udzielanie informacji klientom (pisemnie, ustnie, telefonicznie, drogą elektroniczną) o:

    1. miejscu, sposobie i terminie załatwiania spraw w Urzędzie,

    2. dokumentach wymaganych do załatwienia sprawy,

    3. procedurach obowiązujących przy załatwianiu sprawy,

    4. strukturze organizacyjnej Urzędu, w tym o godzinach pracy Urzędu oraz zakresie zadań poszczególnych referatów i stanowisk pracy,

    5. podjętych uchwałach Rady i zarządzeniach Burmistrza,

  12. udostępnianie formularzy wniosków i dokumentów oraz pomoc przy ich wypełnianiu;

  13. przyjmowanie wniosków o udostępnianie informacji publicznej oraz udzielanie informacji publicznej;

  14. prowadzenie kancelarii tajnej.