Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

 

Do tej pory obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Po zmianach obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców – także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do 5 pracowników oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie.

Obecnie na PUE ZUS profil z rolą płatnika ma ponad 89 % osób prowadzących własną działalność i ponad 87 % firm rozliczających składki od 1 do 5 osób.

Płatnicy, którzy aktualnie rozliczają składki w ZUS i nie mają profilu na PUE ZUS, powinni go założyć do 30 grudnia 2022 r.

 

 

Pytania i odpowiedzi:

 

1. Kto powinien założyć konto na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS?

Do 30 grudnia 2022 r. wszyscy płatnicy składek (osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) powinni mieć konto na PUE ZUS. Płatnicy składek mają czas do 30 grudnia 2022 r. aby założyć takie konto osobiście lub upoważnić kogoś do dostępu do roli płatnika na PUE ZUS. Osoba upoważniona powinna mieć wcześniej założone swoje konto PUE ZUS.

Podstawa prawna:

art. 15 Ustawy z dnia 24 czerwca 2021 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021, poz. 1621).

 

2. Dlaczego warto mieć profil na PUE ZUS?

PUE ZUS umożliwia załatwienie większości spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi w dowolnym miejscu i czasie. Płatnicy składek mogą elektronicznie przekazywać wnioski do ZUS i korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. Mogą też kontrolować stan swoich rozliczeń z ZUS, mają dostęp do zwolnień lekarskich swoich pracowników, mogą samodzielnie tworzyć elektroniczne dokumenty z danymi z ZUS i przekazywać je do innych instytucji (np. banku lub urzędu).Więcej informacji na temat funkcji PUE ZUS dla płatników składek.

 

3. Płatnik składek nie założył profilu na PUE ZUS, ale upoważnił do swojej roli płatnika inną osobę (np. księgową lub pracownika biura rachunkowego). Jeśli dostęp do roli płatnika na PUE ZUS ma osoba upoważniona na podstawie pełnomocnictwa, to czy płatnik musi zakładać swoje konto żeby spełnić ustawowy obowiązek?

Jeśli osoba upoważniona ma dostęp do roli płatnika na PUE, to w takim przypadku przyjmujemy, że płatnik spełnił ten obowiązek i nie ma potrzeby zakładania innego konta.

 

4. Czy można założyć konto na PUE ZUS bez wizyty w ZUS?

Można. Wystarczy wejść na stronę www.zus.pl i kliknąć przycisk [Zarejestruj w PUE] (na górze strony). Następnie należy wybrać, dla kogo zakładany jest profil – do wyboru jest rejestracja: [Dla Ciebie], [Dla przedsiębiorców] oraz [Dla firm]. Formularz rejestracyjny nieznacznie różni się w zależności od dokonanego wyboru. Po wybraniu rejestracji [Dla przedsiębiorców], poza danymi osobowymi, należy wpisać również NIP. Kolejnym krokiem jest wybór sposobu rejestracji:

• za pomocą metod z portalu login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna),
• za pomocą bankowości elektronicznej banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków na zus.pl)
• za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Po wybraniu odpowiedniego dla siebie sposobu, należy postępować zgodnie z podpowiedziami w systemie.

Podczas rejestracji za pomocą login.gov, bankowości elektronicznej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.

Ważne

Profil na PUE ZUS zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Aby zarejestrować i potwierdzić profil, trzeba mieć skończone 13 lat.

Płatnik składek – osoba fizyczna może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie (np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego). Przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność jako osoba fizyczna, system automatycznie przypisze rolę płatnik do konta PUE ZUS, gdy dane w zakładanym profilu będą takie same jak te, które były podane w zgłoszeniu płatnika składek (np. NIP, PESEL).

Płatnik składek – osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej musi działać przez ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi lub pracownikowi biura rachunkowego.

Osoba, która na podstawie pełnomocnictwa ma mieć dostęp do roli płatnika na PUE ZUS musi mieć swoje konto na PUE ZUS.

 

5. Jak osoba fizyczna może upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS?

Aby upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Można przekazać je w formie papierowej do placówki ZUS (pocztą lub osobiście) lub w formie elektronicznej – przez PUE ZUS. Najlepiej skorzystać z gotowego formularza ZUS PEL „Pełnomocnictwo”.

Na formularzu – w sekcji Zakres pełnomocnictwa - trzeba zaznaczyć pole „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)” oraz wpisać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Można też podać datę końca nadanego upoważnienia. Następnie należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnik składek.

Pełnomocnictwo składane elektronicznie można podpisać: profilem zaufanym (PZ ePUAP), podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

 

6. Jak osoba prawna może upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS?

Aby upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Można przekazać je w formie papierowej do placówki ZUS (pocztą lub osobiście) lub w formie elektronicznej – przez PUE ZUS. Najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL „Pełnomocnictwo”.

Na formularzu – w sekcji Zakres pełnomocnictwa - trzeba zaznaczyć pole „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)” oraz wpisać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Można też podać datę końca nadanego upoważnienia. Następnie należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnik składek.

Jeśli spółka ma wielu przedstawicieli, którzy zgodnie z KRS wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL należy dołączyć  załącznik PEL-Z. Załącznik musi być  podpisany przez wszystkich przedstawicieli (instrukcja: "Jak podpisać i wysłać elektronicznie przez PUE ZUS załącznik PEL-Z, gdy firmę reprezentuje wielu przedstawicieli" - plik docx 217kb).

Pełnomocnictwo składane elektronicznie można podpisać: profilem zaufanym (PZ ePUAP), podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

7. Ile osób może mieć dostęp do roli płatnika na PUE?

Dostęp do roli płatnika może mieć nieograniczona liczba osób. Warto jednak pamiętać, że w tej roli znajdują się dane płatnika składek oraz osób zgłoszonych przez niego do ubezpieczeń (jeśli dokonywał takich zgłoszeń), w tym informacje o zwolnieniach lekarskich czy podstawie wymiaru składek.

 

8. Jeśli wspólnik spółki chce mieć dostęp do roli płatnika na PUE ZUS, a zgodnie z KRS ma możliwość jednoosobowej reprezentacji spółki, to czy musi składać do ZUS pełnomocnictwo?

Jeśli jednoosobowa reprezentacja spółki wynika z wpisu w KRS, nie trzeba składać do ZUS pełnomocnictwa. Wystarczy, że taka osoba zgłosi to:

• telefonicznie na infolinii – COT - konsultant na podstawie uwierzytelnienia przez PUE przyjmuje takie zgłoszenie i rejestruje w EPWD - PEL i zgodnie z Tabelą EPWD „Rejestracja spraw COT w EPWD” -> dalsza obsługa na OKK-Zaplecze;
• na e-wizycie - pracownik przyjmuje zgłoszenie rejestruje w EPWD – PEL  zgodnie z załącznikiem nr 3 do Koncepcji e-wizyta dla oddziałów-> dalsza obsługa na OKK-Zaplecze;
• na  sali obsługi klientów – w EPWD rejestruje PEL;
• pisemnie – w EPWD rejestruje PEL.

Pracownik OKK/ OKK-Zaplecze po weryfikacji danych dołącza w EPWD wyciąg z KRS i w KPSZUP dopisuje rolę „Płatnik” (nadaje pełnomocnictwo).

 

9. Jak odwołać pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwo może odwołać zarówno mocodawca jak i pełnomocnik. Odwołanie pełnomocnictwa można przekazać je w formie papierowej do placówki ZUS (pocztą lub osobiście) lub w formie elektronicznej – przez PUE ZUS. Najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL-O . W PEL-O składanym elektronicznie system automatycznie wypełni cześć danych w zależności od roli, w której będzie wypełniany. Formularzem PEL-O odwołuje się wszystkie udzielone wcześniej pełnomocnictwa.

Jeśli odwołanie pełnomocnictwa dotyczy spółki, która ma wielu przedstawicieli, do PEL-O trzeba dołączyć załącznik PEL-Z z podpisami wszystkich przedstawicieli - więcej na ten temat w instrukcji: Jak podpisać i wysłać elektronicznie przez PUE ZUS załącznik PEL-Z, gdy firmę reprezentuje wielu przedstawicieli" - plik docx 217kb. Formularz PEL-Z można wysłać elektronicznie przez PUE ZUS jako załącznik do PEL-O albo złożyć w placówce ZUS.

 

10. Jak ograniczyć udzielone pełnomocnictwo?

Dostęp do danych w roli płatnika można ograniczyć. To znaczy, że osoba upoważniona będzie miała dostęp tylko do wybranych informacji – do korespondencji (a nawet do konkretnego typu wniosków) lub do zwolnień lekarskich osób zgłoszonych przez płatnika składek do ubezpieczeń.

Informację o ograniczeniu pełnomocnictwa można podać zgłaszając pełnomocnictwo na formularzu PEL.

Jeśli konieczne jest ograniczenie udzielonego wcześniej pełnomocnictwa, wystarczy ponownie wypełni formularz PEL i wskazać nowy zakres pełnomocnictwa. W takiej sytuacji nie trzeba dodatkowo składać odwołania pełnomocnictwa.

 

11. Czy osoby upoważnione do profilu płatnika na PUE ZUS mogą nadawać lub odbierać  dostęp innym osobom?

Dostępu do profilu płatnika na PUE ZUS może udzielić mocodawca, czyli płatnik składek w przypadku osoby fizycznej  lub osoba wg. odpowiedniego umocowania np. zgodnie z KRS, lub pełnomocnik, który ma uprawnienia do substytucji pełnomocnictwa. Pełnomocnik może samodzielnie złożyć odwołanie pełnomocnictwa dla siebie.

 

12. Co stanie się z dostępem do profilu płatnika na PUE ZUS w sytuacji, gdy jedyny użytkownik konta umrze, bądź organizacja ogłosi upadłość (posiada likwidatora/syndyka) lub gdy dla organizacji ustanowiono kuratora?

Jeśli nie zostanie ustanowiony nowy pełnomocnik, to nikt nie będzie miał dostępu do profilu płatnika. O taki dostęp może wystąpić uprawniona osoba np. syndyk. Wystarczy, że zgłosi do ZUS tą sprawę i jej umocowanie zostanie potwierdzone.

 

13. Czy konto na PUE można usunąć?

Płatnik składek ma ustawowy obowiązek utrzymywania konta na PUE ZUS. ZUS nie usuwa kont użytkowników na PUE ZUS. Możemy jednak zamknąć dostęp do takiego konta jeśli:

• płatnik składek zmarł,
• miało miejsce naruszenie ochrony danych osobowych,
• wystąpiły w inne okoliczności, które są wymienione w regulaminie PUE ZUS.

Podstawa prawna:

art. 47b Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz.1009).

 

14. Co się stanie, jeśli płatnik nie założy konta na PUE ZUS do 30 grudnia 2022 r.?

Jeśli płatnik do 30 grudnia 2022 r. nie założy profilu na PUE ZUS lub nie upoważni nikogo do dostępu do profilu płatnika, ZUS założy mu profil na PUE ZUS do 31 stycznia 2023 r.

Podstawa prawna:

art. 15 Ustawy z dnia 24 czerwca 2021 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021, poz. 1621).

 

15. W jaki sposób ZUS będzie zakładał profile, jeżeli płatnik nie dopełni tego obowiązku?

Założenie profilu będzie się odbywało na podstawie dokumentów zgłoszeniowych złożonych przez płatnika składek do ZUS. System założy profil automatycznie. Będzie to profil techniczny, który nie będzie dostępny dla klienta do czasu dokończenia przez niego procesu rejestracji konta PUE ZUS, tj. przejścia przez proces rejestracji profilu PUE ZUS na stronie www.zus.pl.

16. Jak uzyskać dostęp do konta płatnika (osoby fizycznej) na PUE, jeśli takie konto założył ZUS?

Jeśli płatnik jest osobą fizyczną, musi zarejestrować profil ,,Dla przedsiębiorców’’. Szczegóły znajdują się w ulotce ,,Krok po kroku. Rejestracja, logowanie i ustawienia profilu’’ na stronie www.zus.pl. Po utworzeniu konta na PUE, klient automatycznie uzyska dostęp do swojego profilu jako płatnik, jeśli dane są zgodne z danymi z konta płatnika w ZUS.

Jeśli nie chce zakładać konta sam, może kogoś upoważnić do dostępu do profilu płatnika poprzez formularz pełnomocnictwa. Osoba której klient udzieli upoważnienia musi najpierw zarejestrować swoje konto na PUE, a potem na podstawie pełnomocnictwa otrzyma dostęp do profilu jako płatnik.

 

Instrukcja dla klienta

Aby założyć profil na PUE ZUS:

1. Wejdź na stronę zus.pl i kliknij przycisk [Zarejestruj w PUE] (na górze strony).
2. Wybierz, dla kogo zakładasz profil – do wyboru jest rejestracja: [Dla Ciebie], [Dla przedsiębiorców] oraz [Dla firm]. Formularz rejestracyjny nieznacznie różni się w zależności od dokonanego wyboru. Po wybraniu rejestracji [Dla przedsiębiorców], poza danymi osobowymi, wpisz również NIP.
3. Wybierz sposób rejestracji:

• za pomocą metod z portalu login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna),
• za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• za pomocą bankowości elektronicznej banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków na zus.pl)
• samodzielnie wypełnij formularz rejestracji.

4. Jeśli skorzystasz z formularza rejestracji i wybierzesz przycisk [DO REJESTRACJI], wypełnij wszystkie obowiązkowe pola. W ciągu 7 dni od rejestracji musisz też potwierdzić swoją tożsamość w dowolnej placówce ZUS lub podczas e-wizyty. Na wizycie trzeba mieć ze sobą dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport.

 

17. Jak uzyskać dostęp do konta płatnika (inny niż osoba fizyczna) na PUE, które założył ZUS?

Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, musi działać przez swoich przedstawicieli. Może też udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi firmy lub biura rachunkowego.

Jeśli dostęp do konta chce mieć osoba, która ma umocowanie w KRS do reprezentacji lub wynika to z obowiązujących przepisów (np. dotyczących zarządcy sukcesyjnego, umowy spółki, aktu powołania itp.), to wystarczy, że zgłosi to w sali obsługi klientów lub pisemnie. Jeśli do konta płatnika (mocodawcy) mają mieć dostęp inne osoby, jest to możliwe, gdy do ZUS wpłynie pełnomocnictwo. Jeśli jest kilku przedstawicieli płatnika, należy dołączyć formularz PEL-Z. Więcej informacji jest na stronie www.zus.pl.

 

18. Od 1 stycznia 2023 r. płatnik składek ma obowiązek przekazywania do ZUS adresu elektronicznego (mailowego). W jaki sposób może to zrobić?

Płatnik powinien przekazać adres mailowy na dokumencie zgłoszeniowym ZFA (blok VIII, pole 10) /ZPA (blok VI, pole 10) lub w korekcie. Adresy mailowe przekazane w innej formie zostaną zapisane przez ZUS z urzędu na koncie płatnika.

 

Podstawa prawna:

art. 47b Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz.1009).

 

 

19. Czy osoba, która stanie się płatnikiem składek po 1 stycznia 2023 r. będzie musiała sama założyć swój profil na PUE ZUS, czy też ZUS założy jej takie konto?

 

Osoba, która stanie się płatnikiem składek po 1 stycznia 2023 r., będzie musiała samodzielnie zarejestrować swoje konto na PUE, lub kogoś do niego upoważnić, zgodnie z zasadami opisanymi w punktach 4, 5, 6 i 8.

Jeśli tego nie zrobi sam, to ZUS założy mu profil na PUE ZUS do 31 stycznia 2023 r. zgodnie z przepisami.

 

W kolejnym etapie konta na PUE będą zakładane automatycznie. Klient będzie jednak nadal musiał dokończy proces rejestracji.

 

 

Podstawa prawna:

art. 15 Ustawy z dnia 24 czerwca 2021 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021, poz. 1621).

 

(ZUS)